Éves költségvetés vállalkozásoknak: hogyan tervezz előre bizonytalanság nélkül?

Miért érdemes egyáltalán éves tervet készíteni?

Egy pénzügyi terv nem azért készül, mert decemberben pontosan meg lehet mondani, mennyi lesz a következő augusztusi bevétel.

A valódi cél az, hogy legyen egy kiindulópont.

Ebből látható például:

• mekkora bevételre van szükség,
• mely hónapok lehetnek gyengébbek,
• mikor várható nagyobb kiadás,
• mennyi pénzügyi tartalék szükséges,
• belefér-e egy új munkatárs vagy beruházás.

Ha év közben eltérés történik, már van mihez hasonlítani a tényleges adatokat.

1. Indulj ki az előző időszak adataiból

Ha a vállalkozás már legalább egy éve működik, az egyik legjobb kiindulópont a korábbi teljesítmény.

Érdemes megnézni:

• havi árbevételt,
• fő költségcsoportokat,
• nyereséget,
• szezonális ingadozásokat,
• nagyobb egyszeri kiadásokat.

Ezután lehet meghatározni, milyen változások várhatók a következő évben.

Egy növekvő vállalkozásnál például nem feltétlenül érdemes egyszerűen lemásolni az előző év számait.

2. A bevételt hónapokra bontva tervezd

Az éves bevételi cél önmagában kevés.

Ha például az éves cél 120 millió forint, attól még nem biztos, hogy minden hónapban pontosan 10 millió forint fog érkezni.

Érdemes figyelembe venni:

• szezonalitást,
• már meglévő szerződéseket,
• várható új ügyfeleket,
• kampányokat,
• tervezett áremelést,
• kapacitáskorlátokat.

A túl optimista bevételi terv könnyen hamis biztonságérzetet adhat.

3. Különítsd el a fix és változó költségeket

A költségtervezésnél fontos látni, mely kiadások jelentkeznek szinte minden hónapban.

Ilyen lehet:

• bérleti díj,
• munkabér,
• könyvelés,
• szoftverek,
• lízing,
• biztosítás.

A változó költségek ezzel szemben jellemzően az értékesítés vagy termelés volumenével együtt változnak.

Ha ezt a két kategóriát elkülöníted, pontosabban látható, mekkora költség marad akkor is, ha a bevétel átmenetileg visszaesik.

4. Az adófizetés is legyen része a tervnek

Az adófizetés nem váratlan esemény.

Ennek ellenére sok vállalkozás csak akkor foglalkozik vele, amikor már közeledik a fizetési határidő.

Az éves tervben célszerű előre figyelembe venni a várható adókötelezettségeket is.

Így a vállalkozás cash-flow-ja reálisabb képet mutat, és kisebb az esélye annak, hogy egy nagyobb adófizetés felborítsa a napi működést.

5. Jelöld előre a nagyobb beruházásokat

Ha már most tudható, hogy a következő évben szükség lesz például:

• új gépre,
• járműre,
• irodaátalakításra,
• informatikai fejlesztésre,
• nagyobb marketingkampányra,

akkor ezt már a költségvetés elkészítésekor érdemes figyelembe venni.

Nemcsak maga a beruházás összege fontos.

Azt is meg kell vizsgálni, hogy melyik hónapban történik a kifizetés, és marad-e utána elegendő likvid pénz a működéshez.

6. Legyen külön pénzügyi tartalék

A tökéletes pénzügyi terv sem fog minden váratlan helyzetet előre jelezni.

Elromolhat egy eszköz, kieshet egy ügyfél, megemelkedhet egy fontos költség vagy késhet egy nagyobb kifizetés.

Éppen ezért a költségvetésben érdemes külön biztonsági tartalékkal is számolni.

A tartalék nem „felesleges pénz”, hanem a vállalkozás pénzügyi mozgástere.

⁷. Készíts több forgatókönyvet

Egyetlen terv helyett sokszor hasznosabb három változatban gondolkodni.

Optimista forgatókönyv

A bevétel gyorsabban nő, az új ügyfelek érkeznek, a költségek pedig a vártnak megfelelően alakulnak.

Reális forgatókönyv

A jelenleg legvalószínűbb üzleti helyzettel számol.

Kedvezőtlen forgatókönyv

Kisebb bevétellel, lassabb növekedéssel vagy magasabb költségekkel számol.

A harmadik verzió különösen fontos, mert megmutathatja, mennyire ellenálló a vállalkozás akkor, ha az év nem a tervek szerint alakul.

8. Havonta hasonlítsd össze a tervet a tényekkel

Az éves költségvetés nem olyan dokumentum, amelyet januárban elkészítünk, majd decemberig nem nyitunk meg.

Minden hónapban érdemes megvizsgálni:

Terv → Tény → Eltérés

Például:

• tervezett bevétel: 8 millió Ft,
• tényleges bevétel: 7,2 millió Ft,
• eltérés: –800 000 Ft.

Ezután következik a valóban fontos kérdés:

Miért történt az eltérés?

Ha egyszeri okról van szó, lehet, hogy nincs szükség változtatásra.

Ha viszont több hónapon keresztül ugyanaz a tendencia látható, érdemes módosítani az éves tervet.

Mikor érdemes újratervezni?

Nem kell minden kisebb eltérés után teljesen új költségvetést készíteni.

Érdemes viszont újragondolni a tervet, ha jelentősen változik például:

• a bevétel,
• a munkavállalói létszám,
• az árképzés,
• a fő beszállítói költség,
• a vállalkozás tevékenysége,
• vagy egy nagyobb beruházás időzítése.

Egy pénzügyi terv akkor hasznos, ha követi a vállalkozás valós működését.

Az éves terv nem korlátoz, hanem mozgásteret ad

A pénzügyi tervezést könnyű úgy elképzelni, mint egy szigorú keretet, amelyhez mindenáron ragaszkodni kell.

Valójában éppen az ellenkezője igaz.

Ha előre látod:

• milyen bevétel szükséges,
• mennyi a havi költség,
• mikor jön nagyobb fizetési kötelezettség,
• és mennyi tartalék áll rendelkezésre,

sokkal könnyebb eldönteni, hogy belefér-e egy új beruházás, munkatárs vagy más üzleti lehetőség.

Az éves költségvetés ezért nem egyszerű táblázat, hanem a tudatosabb vállalkozásvezetés egyik alapvető eszköze.

• A költségvetés nem jóslat, hanem pénzügyi iránytű.
• Érdemes havi bontásban tervezni.
• A bevételt reális feltételezések alapján célszerű meghatározni.
• A fix és változó költségeket külön is érdemes követni.
• Az adófizetéseket és nagyobb beruházásokat előre be kell építeni.
• A tervet rendszeresen össze kell vetni a tényleges adatokkal.