Kintlévőségek kezelése: így védd vállalkozásod cash-flow-ját

A kiállított számla még nem elkölthető pénz

A vállalkozás pénzügyi helyzetének értékelésekor fontos különbséget tenni a bevétel és a tényleges pénzbeérkezés között.

Ha például egy cég 30 napos fizetési határidővel számláz, a munkát már elvégezte, miközben a kapcsolódó összeget csak hetekkel később kapja meg.

Közben viszont továbbra is fizetni kell:

• a munkabéreket,
• a beszállítókat,
• a bérleti díjat,
• az előfizetéseket,
• az adókat és egyéb kötelezettségeket.

Minél több számla vár kifizetésre, annál nagyobb összeg hiányzik átmenetileg a vállalkozás működéséből.

Miért veszélyes a túl magas kintlévőség?

A probléma akkor válik igazán komollyá, amikor nem egyetlen ügyfél késik néhány napot, hanem a vállalkozás teljes vevőállományának jelentős része fizet késedelmesen.

Ilyenkor könnyen kialakulhat egy láncreakció:

az ügyfél késik → a vállalkozásnak nincs elég likvid pénze → csúszhatnak a saját kifizetések → nő a pénzügyi nyomás.

Ez akkor is megtörténhet, ha a vállalkozás eredménykimutatása alapján egyébként nyereséges.

1. Tudd pontosan, ki mennyivel tartozik

Az első lépés a megfelelő nyilvántartás.

A vállalkozásnak folyamatosan látnia kell:

• mely számlák vannak még nyitva,
• mikor járnak le,
• mely ügyfelek késnek,
• mekkora a teljes kintlévőség,
• mennyi pénz várható a következő hetekben.

Ha ezek az információk csak több különböző rendszerből vagy kézzel vezetett jegyzetekből szerezhetők meg, nehezebb időben felismerni a problémát.

2. Legyenek egyértelműek a fizetési feltételek

Már az együttműködés elején célszerű pontosan meghatározni:

• a fizetési határidőt,
• a számlázás módját,
• a teljesítés feltételeit,
• és azt, hogyan történik a késedelmes fizetés kezelése.

Minél világosabb a folyamat, annál kisebb az esélye annak, hogy később félreértés alakuljon ki.

Nagyobb projektnél pedig érdemes megvizsgálni, valóban szükséges-e a teljes összeg kifizetésével megvárni a projekt végét, vagy kialakítható előleghez, részszámlához vagy mérföldkövekhez kötött konstrukció.

3. Ne hónapokkal később kezdj el foglalkozni a lejárt számlával

A késedelmes számlák esetében fontos a következetesség.

Nem feltétlenül kell azonnal konfliktust kialakítani az ügyféllel. Egy számla elmaradása mögött lehet egyszerű adminisztratív hiba is.

Érdemes azonban kialakítani egy folyamatot:

• lejárat után ellenőrizni a befizetést,
• rövid időn belül emlékeztetőt küldeni,
• tartós késedelem esetén közvetlenül egyeztetni,
• jelentős vagy rendszeresen ismétlődő tartozásnál további lépéseket mérlegelni.

A legrosszabb stratégia általában az, ha a vállalkozás hónapokig egyszerűen vár.

4. Figyeld, mely ügyfelek fizetnek rendszeresen késve

Nem minden kintlévőség egyforma.

Más helyzet, ha egy hosszú ideje megbízható partner egyszer néhány napot késik, és más az, ha egy ügyfél minden számlával heteket csúszik.

Ha rendszeresen vizsgálod a fizetési szokásokat, hamarabb felismerheted a kockázatos partnereket.

Ilyen ügyfélnél megfontolható például:

• rövidebb fizetési határidő,
• előleg,
• részszámlázás,
• szigorúbb fizetési feltételek.

5. A cash-flow tervben ne csak az ideális esettel számolj

Ha minden pénzügyi terv abból indul ki, hogy valamennyi ügyfél pontosan a határidő napján fizet, könnyen túl optimista képet kaphatsz a következő hónapokról.

Érdemes külön megvizsgálni azt is, mi történik akkor, ha egy jelentősebb számla 15, 30 vagy akár több nappal később érkezik meg.

Van-e elegendő tartalék a működéshez?

Kifizethetők maradnak a fix költségek?

Egyetlen nagy ügyfél késése veszélyezteti-e a teljes működést?

6. Ne egyetlen nagy ügyféltől függjön a pénzáramlás

Ha a vállalkozás bevételének jelentős része egyetlen ügyféltől származik, annak késedelmes fizetése az egész céget nehéz helyzetbe hozhatja.

Ezért a vevői koncentrációt is érdemes pénzügyi kockázatként kezelni.

Minél több lábon áll a bevétel, annál kevésbé függ a vállalkozás pénzügyi stabilitása egyetlen partner döntésétől vagy fizetőképességétől.

A kintlévőség nem csak az ügyfél problémája

Könnyű úgy gondolni, hogy ha egy partner késve fizet, akkor a problémát kizárólag ő okozza.

A vállalkozásnak azonban arra van közvetlen ráhatása, hogy:

• milyen fizetési feltételekkel dolgozik,
• milyen gyorsan reagál a késedelemre,
• mekkora tartalékot tart fenn,
• hogyan tervezi a pénzáramlását,
• és mennyire függ néhány nagy ügyféltől.

A cél természetesen nem az, hogy minden késedelmes számlát meg lehessen előzni. Egy megfelelő rendszerrel azonban jelentősen csökkenthető annak az esélye, hogy néhány késve fizető ügyfél veszélyeztesse az egész vállalkozás működését.

• A bevétel és a tényleges pénzbeérkezés nem ugyanaz.
• A túl sok kintlévőség likviditási problémát okozhat.
• Érdemes minden követelést folyamatosan nyilvántartani.
• Az egyértelmű fizetési feltételek csökkenthetik a késedelmeket.
• A lejárt számlák utánkövetését nem érdemes hónapokig halogatni.
• A pénzügyi tervezés során késedelmes fizetésekkel is érdemes számolni.